Eliminando el papel con Dossier Manager

Entre lo mejor que me he encontrado en la feria de tecnologías de Honduras, que se está celebrando justo ahora me he encontrado un producto llamado Dossier Manager, que ha sido desarrollado por HNG Systems y que es distribuido por Lufego.

Básicamente este sistema busca resolver el problema de almacenamiento de archivos, sean estos digitales o impresos.  La dificultad de el almacenamiento de documentos no solo es el espacio que requiere guardar papeles sino la importancia que reúnen para una institución que no puede darse el lujo de tirarlos a la basura porque en algún momento requieren ir a ellos sea para consulta o para respaldo de trámites.

Para esto existen varias soluciones informáticas aunque Dossier Manager se ve sumamente robusto:

1. Almacenamiento mediante expedientes

A diferencia de otras aplicaciones que lo que crean es carpetas y archivos dentro, este se basa en un principio de "contenedor" que es en cierta forma el símil de "expediente".  De modo que una empresa puede decidir manejar allí toda su documentación y lo único que hace es crear la estructura de documentos, con atributos y normas… tal como lo tiene en sus procedimientos de archivo; el resto es solo almacenar.  Dicho en buen caliche "adaptable a técnicas de archivo convencionales pero bajo un entorno digital y todo dentro de una base de datos"

Tiene una interfase de administración, que permite crear estructuras de expedientes, usuarios y derechos; otra interfase de usuario que es quien almacena documentos o los consulta y otra de simple consulta pública. Una vez archivados los documentos se pueden editar mediante "check out", la herramienta trae funcionalidades de cortar, borrar y enderezar documentos en caso de los documentos escaneados.  En caso de ser documentos con formatos propietario se abren en la aplicación respectiva y al hacer "check in" permite controlar versionado o simplemente reemplazar.

2. Búsqueda con ocr en 69 formatos.

Se puede hacer búsqueda de estos, sea por sus keywords, atributos o inclusive por su contenido.  Nada extraño en el caso de buscar documentos de office, AutoCAD u otros guardados en su formato nativo, pero también pueden ser documentos tif o pdf y el sistema busca haciendo ocr dentro de las imágenes escaneadas.

Lo chistoso de todo, es que no hay nada almacenado en carpetas, todo está dentro de una base de datos que puede ser Mysql, sql server o bien oracle.

La interfase de captura viene lista solo para elegir las características de captura entre ellas el escaneo en formato dual, al ver como funciona me sorprendió ver un escanner Fujitsu, en el que se colocó una tarjeta de crédito, y la pasó a modo dual (doble cara) como si fuera un papel… este equipo tiene una capacidad de escanear 1000 hojas a doble cara diarias durante 5 años… a eso se le puede llamar alto rendimiento.

3. Control remoto de datos

Entre lo más atractivo de la aplicación, es su nivel de crecimiento modular, con soluciones desde $450 hasta soluciones corporativas que incluyen acceso remoto vía web services.  Una de las empresas que está implementándolo es Tigo, que en cada uno de los Tigocentros solamente tiene una pc, scanner y acceso a Internet; cada expediente que llena un cliente o servicio prestado entra al sistema y es almacenado en las oficinas centrales de forma automática.

También está siendo implementado por la Dirección Ejecutiva de Ingresos DEI, para controlar el trámite aduanero mediante las pólizas de declaración por importación de productos.  Cada agente aduanero tendrá una licencia, lo que permitirá que toda la documentación ingrese al sistema central antes que el contenedor ingrese al país… aunque los papeles en copia dura lleguen siempre a los 15 días en cajas de cartón.

Las soluciones empresariales andan en el tope de $20,000 con uso ilimitado de licencias, para el caso, una empresa que tiene presencia en 16 países tendría que hacer una inversión de $320,000… comparado con otros productos sería de por lo menos $180,000 por país… casi los 3 millones de dólares.

Para mayor información pueden contactar a Lufergo